Cách tổ chức sự kiện cơ bản, các bước tổ chức sự kiện cần biết

Nhiều người nghĩ tổ chức sự kiện chắc là khó lắm, cả một chương trình biết bao nhiêu thứ cần chuẩn bị và chau chuốt. Nhưng không, nói khó không phải khó, nói dễ không phải dễ. Mà công việc tổ chức sự kiện cần đến sự sáng tạo, kỹ năng rèn luyện chuyên nghiệp đến từng khâu từ chuẩn bị đến khi kết thúc chương trình.

Nếu bạn đang muốn theo đuổi và có đam mê với ngành tổ chức sự kiện, thì hãy tìm hiểu ngay cách tổ chức sự kiện cơ bản cần biết dưới đây.

Các bước tổ chức sự kiện cơ bản cần nắm vững

1. Xác định mục đích tổ chức sự kiện là gì?

Bạn cần xác định mục đích của chương trình là gì, là tri ân khách hàng, hay bữa tiệc gala dinner đầm ấm, tổ chức buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới,… để xác định chính xác loại hình sự kiện là sự kiện công ty hay khách hàng,… Từ đó, bạn biết được mình cần chuẩn bị những hạng mục gì cho phù hợp.

2. Xác định mục tiêu đạt được

Mục tiêu ở đây chính là những mong muốn, những thông điệp bạn truyền đạt đến đối tượng tham gia như tăng doanh số, nhiều khách hàng biết đến thương hiệu công ty hơn, mở rộng thị trường, …. để lên báo cáo, đánh giá hiệu quả công việc sau mỗi sự kiện.

3. Đối tượng khách mời là những ai?

Tùy theo loại hình sự kiện mà đối tượng khách tham dự là khác nhau. Tuy nhiên, bạn cần biết, một sự kiện được đánh giá thành công còn phải thông qua số lượng và giá trị mà các khách hàng nhận được từ sự kiện đó. Do vậy, xác định đúng đối tượng sẽ đem lại hiệu quả và giúp bạn dễ dàng đạt được mục tiêu hơn.

4. Dự trù ngân sách:

Giúp bạn có kế hoạch chi tiêu và các phương án tối ưu, tiết kiệm tối đa chi phí.

5. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết

Địa điểm:

  • Tham khảo không gian và giá thuê tại các địa điểm
  • Chọn địa điểm
  • Khảo sát địa điểm
  • Ký hợp đồng
  • Theo dõi và chuẩn bị trang trí

Phân công công việc cho các bộ phận:

  • Nhân sự sự kiện: MC, PG, PB, lễ tân,…
  • Báo chí, giới truyền thông:

Hệ thống trang thiết bị: âm thanh, ánh sáng, sân khấu

Chuẩn bị quà tặng: sản phẩm, voucher, giấy khen,…

Chuẩn bị bữa tiệc: tiệc bàn, tiệc teabreak,…

Quay phim, chụp hình

6. Lên timeline cho sự kiện:

Thời gian chương trình diễn ra, từ lúc khâu chuẩn bị set up, giờ nào, đến khi kết thúc chương trình là bao lâu,…

7. Set up chương trình:

Lắp đặt sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng, trang trí không gian tổ chức sự kiện bằng backdrop, standee,…

8. Kết thúc chương trình, làm báo cáo kết quả:

  • Số lượng khách tham dự
  • Đơn vị truyền thông
  • Đánh giá mức độ thành công từ khách hàng và các bên tham dự
  • Ngân sách chi tiêu cụ thể
  • Tác động đến doanh số như thế nào?

cách tổ chức sự kiện có hơi phức tạp nhưng vô cùng thú vị. Bạn sẽ rèn luyện được rất nhiều các kỹ năng khác nhau từ giao tiếp đến làm việc độc lập một mình, làm việc nhóm, tăng kỹ năng tổ chức sự kiện của bạn lên rất nhiều.

Nếu có đam mê, hãy cùng thử sức với nghề tổ chức sự kiện, một nghề đầy sự sáng tạo và thú vị.


CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SỰ KIỆN BIZ

HOTLINE: 0976612988

EMAIL: info@bizevent.vn

 

 

 

Add Comment